○岩手・玉山環境組合文書取扱規程
平成19年3月19日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第11条)
第3章 文書の処理(第12条―第19条)
第4章 文書の施行及び発送(第20条―第25条)
第5章 文書の管理(第26条―第33条)
第6章 雑則(第34条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、管理者部局における法令その他別に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。)であって、組織的に用いるものとして、管理者が保有しているものをいう。
(2) 事務局長 岩手・玉山環境組合行政組織規則(昭和53年岩手・玉山環境組合規則第1号)に規定する事務局長をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取扱い、事務能率が向上するよう処理しなければならない。
(秘密保持の原則)
第4条 秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
(文書の処理)
第5条 事務局長は、その所管に係る文書の処理及び整理保管に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 事務局長の文書事務を補佐するため、文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。
2 主任は、事務局長が職員のうちから指名する。
3 主任は、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書事務処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 文書の整理及び保管に関すること。
(5) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(文書事務の統括)
第7条 文書の収受、発送及び配布並びに完結文書の保存等の事務は、事務局長がこれを統括する。
2 事務局長は、文書事務の処理が適正円滑に行われるよう指導しなければならない。
(公文書の種類)
第8条 公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。
2 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 規約 地方自治法(昭和22年法律第67号)第284条第2項の規定によるもの
(2) 条例 地方自治法第14条の規定によるもの
(3) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
(4) 告示 法令の規定等で公示が義務付けられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの
(5) 公告 公示するもので告示以外のもの
(6) 訓令 所属事務処理機関に対して指示命令するもの
(7) 達 特定の個人又は団体に対し、特定の事項を指示命令するもの
(8) 指令 所属官公庁又は個人若しくは団体の申請、願い又は伺いに対して指示命令するもの
第2章 文書の収受及び配布
(収受文書の処理)
第9条 組合事務所に到達した文書及び物品は、親展及び個人あてのものを除き封皮等に収受印を押して配布する。ただし配布先が明らかでないものは開封して、確認のうえ配布すること。
2 主任は、前項の規定により文書を配布するときは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(2) 親展及び開封すべきでないと認められるものは、その封皮に収受印を押して名あて人に配布しなければならない。
(3) 重要な文書は事務局長の閲覧を経てから、それ以外の文書は回覧を経た後に担当係長(係長を置かない場合は、これに準ずる者。以下同じ。)に配布しなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第10条 到着した文書又は物品に郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領することができる。
(口頭又は電話の処理)
第11条 口頭又は電子メールで受けた重要な事項は、その旨を電話(口頭)受付票(様式第3号)に記載して、又は出力して収受文書と同様の処理をしなければならない。
第3章 文書の処理
(即日処理の原則)
第12条 受領した文書は、即日処理に着手しなければならない。ただし、事案の性質上特別な理由があると認められる場合は、このかぎりでない。
(1) 回議案には、簡明な標題をつけたのち、必要のあるものは、文案の前に起案の理由を伺として記載し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類又はその要旨及び予算関係等必要な事項を付記し、又は添付しなければならない。
(2) 起案者は、回議用紙に職名及び氏名を記入するとともに押印してその責任を明らかにしなければならない。
(3) 回議案には、関係書類を順序よく添付して、事案の経過が分かりやすいようにしなければならない。
(4) 回議案について、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印しなければならない。
(余白及び帳簿処理)
第14条 内容の軽微なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白により、又は一定の帳簿を設けて起案することができる。
2 国、県等からの文書で、内容が管理者の権限に属し、その文書の大部分を移記して発送する必要のあるものは、訂正の必要箇所を本文の上に朱書し、本文の書替箇所を朱の括弧書で表示して、その文書の余白に伺いを書いて起案することができる。
(付せん用紙処理)
第15条 軽易な照復又は連絡で、その文書を残す必要のないもの及び文書の不備又は差出人の申出によって返付するものは、付せん用紙を用いて処理することができる。
(決裁)
第16条 回議案は、岩手・玉山環境組合代決専決規程(昭和53年岩手・玉山環境組合訓令第1号)により決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、決裁した事項については、代決者はその回議案の決裁箇所に「代決」と朱書し、後閲を要するものについては「要後閲」と朱書し、上司の登庁後直ちに承認を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は定例に属するものはこの限りでない。
3 回議案で、急を要するもの若しくは秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について充分説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。
4 緊急を要する事案で、定例の手続を経る暇がないときは、電話又は口頭等便宜な方法で承認を受けなければならない。
5 決裁を要する文書の様式中、決裁欄は、適宜変更できるものとする。
(特殊取扱の表示)
第17条 回議案で期限のあるものはその期日を、内容の重要なものは「重要」と秘密に関するものは「秘」と急を要するものは「至急」と例規に属するものは「例規」と法規審査委員会に付するものは「要法規審査」と回議用紙の摘要欄に朱書しなければならない。
(回議案の合議)
第18条 回議案で、組合を構成している市町に関係のあるものは、組合を構成している市町の関係課長(以下「関係課長」という。)に合議しなければならない。
2 合議先が2以上の課にわたる場合は、合議先の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。
3 関係課長と協議し、その協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
4 合議を経た案を改めようとするとき又は廃棄しようとするときは、更に合議しなければならない。
(決裁文書の処理)
第19条 決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、決裁完了後、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。
2 決裁が起案の趣旨と異なるときは、合議者にその旨を連絡しなければならない。
第4章 文書の施行及び発送
(文書の記号及び番号)
第20条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を記載しなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令、表彰状、書簡文書等並びに慣例により記号及び番号を必要としないものは、この限りでない。
(2) 達又は指令については、指令番号簿(様式第6号)により番号を付けること。
(3) 一般文書については、岩玉環に文書処理簿により番号を付けること。この場合において、軽易な事案に属する文書には、番号を記載しないで号外として処理することができる。
2 文書の番号は、会計年度(前項第1号に規定するものにあっては暦年)間を通ずる連続の番号を用いること。ただし、同一事業に係るものについては当該年度内に限り同一番号を用いることができる。
(文書の日付)
第21条 文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。
(文書の発信者名)
第22条 文書の発信者名は、法令に特別の定めがあるものを除き、管理者名を用いなければならない。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、副管理者名、事務局長名又は組合名を用いることができる。
(公印の使用)
第23条 施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、特に必要があるものを除き公印を省略できるものとする。
2 契約、登記関係の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて、割印を押印しなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のり付けの箇所に割印を押印しなければならない。
3 公印の保管者等は、公印の使用の承認をしたときは、原議の審査(公印)の欄に認印するものとする。
4 文書は、必要に応じ当該文書の写しと契印するものとする。
(発送文書等の処理)
第24条 発送を要する文書は、文書処理簿に所要事項を記載し、公印を押印し、封筒に入れて宛先を記載し、封をしなければならない。
2 発送を要する小包及び物品は、包装の上、宛先を記載しなければならない。
(発送)
第25条 文書は、決裁後直ちに発送しなければならない。文書、小包及び物品を発送しようとするときは、次の各号によらなければならない。
(1) 郵便は、原則として切手を貼って発送するものとする。
(2) 発送するに当たっては、各種の取り扱いを比較し、最低の料金で発送するよう努めなければならない。
第5章 文書の管理
(文書の管理)
第26条 文書は、キャビネットに収納し、保管するものとする。
(未完結文書の整理及び保管)
第27条 未完結文書は、キャビネットに整理保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の保管)
第28条 完結文書は、文書分類ごとに保存年限及び年度別の表示をし、次に掲げるものを整理保管するものとする。
(1) 前会計年度及び前年の完結文書
(2) 現会計年度及び現年の完結文書
(保存文書の管理)
第29条 保存文書は、書庫の書架に分類整理し、出納に便利にしておかなければならない。
2 書庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
3 書庫は常に整理し、紛失、盗難等の予防を完全にしなければならない。
(保存年限)
第30条 文書の保存年限は、法令等の特別の定めのあるもののほか、別表に掲げる完結文書の標準保存年限表によらなければならない。
2 保存年限は、会計年度によるものにあっては、文書の完結した日の属する会計年度の初日から、暦年によるものにあっては文書の完結した日の属する翌年の初日から、それぞれ起算するものとする。
(保存年限の延長)
第31条 保存文書で保存年限が経過し、なお保存する必要があると認められるものは、その年限を延長することができる。
(持出の制限)
第32条 文書は、組合事務所から持ち出してはならない。ただし、特に管理者が必要と認めた場合は、この限りではない。
(文書の廃棄)
第33条 事務局長は、保管又は保存を必要としない文書は廃棄するものとする。
2 事務局長は、保存年限を経過しない文書であっても、保存の必要がないと認められるものは、廃棄するものとする。
3 事務局長は、廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分するものとする。
第6章 雑則
(補則)
第34条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和5年2月24日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第30条関係)
完結文書の標準保存年限表
区分 | 内容 |
1 永年保存に属する文書 | (1) 規約、条例、規則その他の規程の制定、改廃に関する重要なもの (2) 組合議会に関する重要なもの (3) 特に重要な施策の計画及び実施に関するもの (4) 施設の設置、廃止及び重要な財産の取得、処分に関する重要なもの (5) 褒章、表彰等に関する重要なもの (6) 予算、決算に関する重要なもの (7) 職員の人事に関する重要なもの (8) 管理者の事務引継ぎに関するもの (9) 審査会、審議会に関する重要なもの (10) 契約、その他権利義務に関する重要なもの (11) その他永年保存を必要とするもの |
2 10年保存に属する文書 | (1) 法令に従い処理したもので、永年保存の必要のないもの (2) 組合議会に関するもので、永年保存の必要のないもの (3) 予算に関するもので、永年保存の必要のないもの (4) その他10年保存の必要なもの |
3 5年保存に属する文書 | (1) 手数料等収入に関するもの (2) 調査を終了した諸報告及び統計資料 (3) 予算、決算及び出納に関するもの (4) その他5年保存の必要なもの |
4 3年保存に属する文書 | (1) 出勤簿、出張命令書及び復命書 (2) 帳簿、名簿及びその他文書で軽易なもの (3) その他3年保存の必要なもの |
5 1年保存に属する文書 | (1) 永年、10年、5年又は3年保存に属しないもの |
