自治会・町内会等の地縁による団体の認可等に関する事務処理要領

○自治会・町内会等の地縁による団体の認可等に関する事務処理要領

平成8年7月26日

訓令第2号

(趣旨)

第1　この要領は、地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第260条の2の規定により行う、自治会・町内会等の地縁による団体(以下「自治会」という。)の認可及びこれに関連する事務の取扱いについて必要な事項を定める。

(事務の所管)

第2　自治会に関する認可及びこれに関連する事務の所管は、次のとおりとする。

1　認可申請書類、変更届出書類の受付及び確認事務並びに認可、告示、地縁団体台帳管理及び証明書の作成、閲覧等並びに証明書の交付申請の受付の事務　総務課

2　証明書の交付、手数料の徴収等の事務　町民課

(自治会への事前指導)

第3　自治会から法人格の取得のための認可申請等について相談を受けた場合は、認可事務を円滑に行うための事前指導の大切さを認識の上、特に次の事項についてよく説明し相談に応じるものとする。

1　認可対象となる自治会

不動産又は不動産に関する権利等を保有している自治会若しくは近々保有する予定のある自治会で、かつ、法第260条の2第2項各号に定める認可要件に該当することが必要であること。

従って、不動産等を現に保有せず、また、その見込みもない自治会は、認可申請の対象にはならないこと。

2　認可申請の意思決定

集会所等の不動産を所有している自治会であっても、認可申請をするか否かは自治会の自由であること。また、自治会における認可申請を行う旨の決定は、総会で行う必要があること。

3　構成員は個人であり、かつ、その区域の住民の半数以上の加入が必要

自治会を地縁による団体として法人化するため、その構成員は、その区域に住所を有する個人となり、かつ、その区域の住民の相当数(一般的には、住民の過半数)が構成員になっていること。また、構成員の確認は、構成員の住所、氏名を署名、押印した構成員名簿の提出を受けて行うこと。

4　認可要件を満たすための規約の整備

法第260条の2第3項に定める、規約に規定しなければならない事項について、現在の規約を見直し、整備する必要があること。また、規約の整備に当たっては、認可を受けた自治会には、民法の規定の一部が準用されることも考慮すること。

5　総会の開催と決定事項

上記2の認可申請を行う旨の決定のほか、認可要件を満たす規約の決定、構成員の確定、代表者の決定、不動産等の資産の確定などは、総会を開催し行うこと。この総会は、現在の規約で定める手続により開催すること。

なお、総会の内容は、議事録に記録し、議長及び議事録署名人の署名、押印を受けておくこと。

6　認可申請に必要な申請書類

認可の申請には、認可申請書類のほか、規約など合計6種類(裁判所による代表者の職務執行の停止並びに職務代行者の選任及び代理人がある場合は8種類)の添付書類のほか自治会の区域図、保有又は保有予定の不動産の位置図が必要であること。

7　その他

認可を受けた自治会の課税関係等について

(注)　資産の所有が自治会か否かについて争いがある場合においては、それが町の財産に関するものでない限り、町は介入せず当事者間相互で解決するようにすること。

(認可申請書の確認、受理)

第4　認可申請書及びその添付書類、地図を受理する際は、次の事項について確認するものとする。また、この際、不備な事項等を発見したときは受理をせず、不備な事項等についてよく指導するものとする。

確認の結果は、認可申請(変更届)確認表(様式第1号)に所要の記入をしておく。

1　認可申請書類の具備及び記入事項の確認

認可申請に必要な次の書類についての具備及び記入漏れ等の確認をする。

(1)　認可申請書(様式第4号)

(2)　認可申請書に添付する書類

ア　規約

後記認可要件4に掲げる必要規定事項の定めのあるもの

イ　認可を申請することについて総会で議決したことを証する書類

認可を申請する旨を決定した総会の議事録の写しで、議長及び議事録署名人の署名、押印のあるもの

ウ　構成員の名簿

構成員全員の住所・氏名を署名、押印したもの

エ　保有資産目録(様式第5号)又は保有予定資産目録(様式第6号)

オ　活動状況を示す書類

総会に提出された事業報告、決算書、事業計画書、予算書等

カ　申請者が代表者であることを証する書類

申請者を代表者に選出する旨の議決を行った総会の議事録の写しで、議長及び議事録署名人の署名、押印のあるものと、申請者が代表者となることを受諾した旨を記載した承諾書の写し(様式第7号)で、申請者本人の署名、押印のあるもの

キ　裁判所による代表者の職務執行の停止の有無並びに職務代行者の選任の有無

裁判所による代表者の職務執行の停止が有り職務代行者が選任されている場合は、その氏名及び住所を記載した書類(様式第8号)

ク　代理人の有無

代理人がある場合は、その氏名及び住所を記載した書類(様式第9号)

ケ　自治会の区域図

自治会の区域及びその地番が分かるように地図に赤線等で表示したもの

コ　保有又は保有予定の不動産の位置図

自治会で保有又は保有する予定の不動産の位置が分かるように地図に赤線等で表示したもの

2　認可要件の確認

次の4つの認可要件を満たしているか否かの確認をする。

(1)　認可要件1

その区域の住民相互の連絡、環境の整備、集会施設の維持管理等良好な地域社会の維持及び形成に役立つ、地域的な共同活動を行うことを目的とし、現にその活動を行っていると認められること。

ア　「良好な地域社会の維持及び形成に役立つ、地域的な共同活動を行うことを目的」としているか否かは、規約に定める目的で判断する。

イ　「現にその活動を行っている」か否かは、事業報告書など申請書の添付書類である「活動状況を示す書類」によって確認する。

ウ　自治会の活動実績は、少なくとも1年以上あること。

(2)　認可要件2

その区域が、住民にとって客観的に明らかに定められていること。

ア　区域が、地番又は河川、道路等により画されており容易に認識できること。

イ　その区域は、自治会が相当の期間にわたって存続している区域の現況によっていること。この場合の「相当の期間」とは、自治会が当該区域において安定的に存在してると認められる期間(少なくとも1年以上)とする。

ウ　規約に定めている区域と「自治会の区域図」により、本要件の確認を行う。

(3)　認可要件3

その区域に住所を有するすべての個人は、構成員となることができるものとし、その相当数の者が現に構成員となっていること。

ア　「相当数の者が現に構成員となっていること」とは、一般的には、その区域の過半数が構成員になっている場合をいう。

イ　相当数の者が現に構成員となっているか否かの確認は、申請者より区域内の世帯数又は人口の申告を受けたものと、住民世帯集計表(町民課発行)とを比較しておおむね妥当なものかどうかを確認の上、次の式により住民の過半数が構成員となっているか否かを確認する。

(構成員数(　人)／区域内の人口(　人))×100＝(　％)＞50％

＊住民世帯集計表による

この結果、50％を超えない場合にあっては、自治会の会員全部を構成員名簿に記載したかどうか確認し、それでも区域内の人口の過半数に満たない場合は、その取扱いを総務課と協議する。

(4)　認可要件4

規約を定めていること。

次に掲げる事項の定めがあるかどうかの確認をする。

ア　目的

活動目的は、スポーツや芸術活動などの特定活動だけではなく広く地域的な共同活動を行うものである必要があり、その活動の内容を具体的に定めてあること。

イ　名称

特に制限はないが、他の法律で使用制限している名称を使用していないこと。(例えば、商工会でないものが「商工会」という名称を用いることはできない)

ウ　区域

自治会活動の基盤となっている区域を、町又は字及び地番、又は住居表示により表示しているか、河川や区域等の表示で客観的に一義的なものとして認識できること。

エ　事務所の所在地

主たる事務所1か所の定めがあり、住居表示又は地番及び家屋番号により定めるほか、「事務所は、会長宅に置く」と定めてもよい。

オ　構成員の資格に関する事項

区域に住所を有する個人が、すべて構成員となり得ること及び正当な理由がない限り、区域内に住所を有する個人の加入を拒んではならない旨を定めていること。

カ　代表者に関する事項

代表者(会長)1名の選出方法、任期、代表者の権限についての定めがあること。

キ　会議に関する事項

通常総会、臨時総会の招集方法、議決方法、議決事項の定めがあること。

ク　資産に関する事項

資産の構成、会費の納入、経費の支弁や資産の管理方法についての定めがあること。

(認可、不認可の決定、告示及び台帳への登載等)

第5　受理した認可申請書類について次の事務を行う。

1　認可申請書類の受付

書類の受付及びその処理を明らかにするために、自治会等認可申請(変更届)受付処理簿(様式第17号)に所要の記入をしておく。

2　審査

認可申請書類に基づき、認可要件に該当するか否かの審査を行う。

3　認可、不認可の決定及び通知

認可、不認可の決定は、町長の決裁を受けて行う。

認可を決定した場合は、申請者に認可指令書(様式第12号)を交付する。

4　告示

認可の決定をした自治会については、遅滞なく町長の決裁を受けて告示(様式第14号)を行う。告示は、岩手町役場掲示場に掲示することにより行う。

5　地縁団体台帳への登載

告示日に、告示事項について地縁団体台帳記載要領に基づき地縁団体台帳(様式第16号)に登載する。この場合、総務課長は、地縁団体台帳に正しく登載したかどうかを確認するものとする。

6　証明書の交付及び閲覧

(1)　申請方法

認可を受けた自治会についての証明書の交付及び閲覧の申請は、総務課において、申請者の氏名及び住所、申請に係る自治会の名称及び事務所の所在地、申請理由を記載した地縁団体証明書等交付申請書(様式第2号)の提出を受けて行う。

ただし、郵送により証明書の交付申請があった場合は、当該郵便物をもって申請書に代えるものとし、地縁団体証明書交付・閲覧処理簿(様式第18号)の備考欄に記載して処理経過を明らかにしておくものとする。

(2)　証明書の交付及び閲覧方法

証明書の交付は、総務課が、申請のあった自治会の地縁団体台帳の写しに証明文及び証明年月日、町長名を記載した書類(様式第3号)を綴り作成したものに、町民課が各葉に割印の上、証明者印を押印して交付する。なお、閲覧は総務課において行う。

(3)　手数料の徴収

証明書の交付及び閲覧に際しては、住民課において岩手町手数料徴収条例(平成12年岩手町条例第4号)の規定に基づき手数料を徴収する。また、郵送による交付申請があった場合は、手数料のほか、その交付に要する実費を徴収する。ただし、国及び地方公共団体の事務執行上の必要により申請があった場合は、本手数料の徴収を免除できるものとする。

7　認可申請書類及び地縁団体台帳の保管

認可申請書類は、当該団体が存続する間保存するものとし、地縁団体台帳は、永久保存とする。

(告示事項の変更)

第6　受理した告示事項に変更があった場合は、次の事務を行う。

1　告示事項変更の届出

告示した事項に変更があった場合は、告示事項変更届出書(様式第10号)に変更があった事項及びその内容、変更年月日、変更理由を記入の上、変更があった旨を証する書類を添えて届出を受けるものとする。

変更があった旨を証する書類とは、次の各号の事項が変更した場合に、それぞれに掲げる書類をいう。

(1)　名称

民法第38条第2項(準用)に基づく町長の認可を受けた規約の写し

(2)　規約に定める目的

民法第38条第2項(準用)に基づく町長の認可を受けた規約の写し

(3)　区域

民法第38条第2項(準用)に基づく町長の認可を受けた規約の写し

(4)　事務所

民法第38条第2項(準用)に基づく町長の認可を受けた規約の写し

(5)　代表者の氏名及び住所

変更後の代表者を選出した総会の議事録の写しで、議長及び議事録署名人の署名、押印のあるものと、変更後の代表者が、申請者の代表者となることを受諾した旨を記載した承諾書の写し(様式第7号)で、変更後の代表者本人の署名、押印のあるもの。

※　代表者本人の変更はないが、その住所又は氏名に変更があった場合は、その変更事項を記載した住民票の写し。ただし、総務課において、住民基本台帳等でその事実が確認できた場合は、変更届出書の下部余白に「○月○日町民課で上記変更を確認」と記載し、確認した担当者の印を押すことにより、住民票の写しの提出を省略できるものとする。

(6)　裁判所による代表者の職務執行の停止の有無並びに職務代行者の選任の有無(職務代行者が選任されている場合は、その氏名及び住所)

裁判所が出した当該仮処分命令の写し

(7)　代理人の有無(代理人がある場合は、その氏名及び住所)

変更届出書に代理人の住所、氏名及び委任事項の記入があれば、変更届出書のみでよい。

(8)　規約に解散の事由を定めたときは、その事由

民法第38条第2項(準用)に基づく町長の認可を受けた規約の写し

(注)　住居表示が実施された場合は、規約の変更が必要になるため、第7に掲げる規約変更の認可申請を行うこととなるので、その際併せて区域、事務所の所在地及び代表者の住所変更届を提出するよう指導する。

2　変更届出書の受理

届出書類の確認

変更届出書類の提出を受けたときは、次の事項について確認の上、受理するものとする。

(1)　告示事項変更届出書(様式第10号)に記入、押印漏れがないこと。

(2)　変更があった旨を証する書類(上記1の①～⑧)が添付されていること。