(趣旨)

第1条　この規程は、町長部局における法令その他別に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務能率が向上するよう処理しなければならない。

(秘密保持の原則)

第4条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書の処理)

第5条　課長は、その所管に係る文書の処理及び整理保管に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

(文書事務の統轄)

第7条　文書の収受、発送及び配布並びに完結文書の保存等の事務は、総務課長がこれを統轄する。

(公文書の種類)

第8条　公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。

(収受文書の処理)

第9条　岩手町役場に到達した文書及び物品は、総務課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(時間外到達文書等の処理)

第10条　執務時間外に到着した文書及び物品で、岩手町職員服務規程(昭和53年岩手町訓令第1号)第25条の規定に基づき総務課長が引き継ぎを受けたものは、前条の規定により処理しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第11条　到達した文書又は物品に郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領することができる。

(受信した総合行政ネットワーク文書の処理)

第12条　総合行政ネットワーク文書は、総務課の電子文書主任において次に定めるところにより処理しなければならない。

(配布文書の処理)

第13条　主任は、第9条及び第12条第2項の規定により文書を配布されたときは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(文書の返付)

第14条　主任は、総務課から配布を受けた文書が当該課の所管に属さないものであるときは、速やかに総務課に返付しなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第15条　口頭、電話又は電子メールで受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第4号)に記載して、又は出力して収受文書と同様の処理をしなければならない。

(即日処理の原則)

第16条　文書の配布を受けた担当係長は、その文書について即日処理に着手しなければならない。ただし、事案の性質上特別な理由があると認められる場合は、この限りでない。

(起案)

第17条　文書の起案は、回議用紙(様式第5号)を用い、次の各号によらなければならない。

(余白及び帳簿処理)

第18条　内容の軽微なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白により、又は一定の帳簿を設けて起案することができる。

第19条　削除

(決裁)

第20条　回議案は、岩手町長部局代決専決規程(昭和41年岩手町訓令第7号)により決裁を受けなければならない。

(特殊取扱いの表示)

第21条　回議案で期限のあるものはその期日を、内容の重要なものは「重要」と、秘密に関するものは「秘」と、急を要するものは「至急」と、例規に属するものは「例規」と、法規審査委員会に付議するものは「要法規審査」と回議用紙の摘要欄に記載しなければならない。

(回議案の合議)

第22条　回議案で、他課に関係のあるものは、主管課長の決裁後、関係課長に合議しなければならない。

(総務課長への合議)

第23条　回議案で次に掲げるものについては、主管課長及び関係課長の決裁後に総務課長に合議しなければならない。

(決裁文書の処理)

第24条　決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、決裁完了後、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

(決裁文書の浄書)

第25条　決裁文書の浄書は、主管課において行うものとする。ただし、総務課長が不適当と認めるものについては、総務課において浄書するものとする。

(文書の記号及び番号)

第26条　文書には、次に定めるところにより記号及び番号を記載しなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令、表彰状、書簡文書等並びに慣例により記号及び番号を必要としないものは、この限りでない。

(文書の日付)

第27条　文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(文書の発信者名)

第28条　文書の発信者名は、法令に特別の定めがあるものを除き、町長名を用いなければならない。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、副町長名、課長名又は課名を用いることができる。

(公印の使用)

第29条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は町の機関に発する往復文書については、特に必要があるものを除き公印を省略できるものとする。

(電子署名)

第30条　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書については、電子署名を付与するものとする。

(発送文書等の回付)

第31条　発送を要する文書は、各課において文書処理簿に所要事項を記載し、公印を押印し、封筒に入れてあて先を記載し、封をした後、総務課に回付しなければならない。

(発送)

第32条　文書は、決裁後直ちに発送しなければならない。文書、小包及び物品を発送しようとするときは、次の各号によらなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第33条　総合行政ネットワーク文書を送信するときは、第29条に定める電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名を付し、電子文書主任が送信するものとする。

(文書の管理)

第34条　文書は、文書管理システムにより管理するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第35条　課長は、毎会計年度の当初にファイル基準表(様式第10号)を作成し、その写しを1部総務課長に提出しなければならない。

(未完結文書の整理及び保管)

第36条　未完結文書は、懸案フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。

(完結文書の保管)

第37条　完結文書のうち次に掲げるものは、主管課において保管するものとする。ただし、総務課長に引き継いで書庫に収納し、保存するものは、この限りでない。

(完結文書の保存)

第38条　前条に規定する完結文書以外の完結文書は、毎会計年度当初に総務課長に引き継いで書庫に収納し、保存するものとする。ただし、専用の書庫のある課にあっては、この限りでない。

(保存文書の管理)

第39条　書庫の管理は、総務課において行う。

(保存年限)

第40条　文書の保存年限は、法令等の特別の定めのあるもののほか、別表に掲げる完結文書の標準保存年限表によらなければならない。

(保有年限の延長)

第41条　保存文書で保存年限が経過し、なお保存する必要があると認められるものは、総務課長は、その年限を延長することができる。

(保存文書の閲覧等)

第42条　保存文書を閲覧又は借用しようとする職員は、保存文書貸出簿(様式第12号)に所要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。

(庁外持出の制限)

第43条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特に町長が必要と認めた場合は、この限りでない。

(文書の廃棄)

第44条　課長は、保管又は保存を必要としない文書は廃棄するものとする。

(補則)

第45条　この規則に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。