○岩手町教育委員会文書取扱規程
平成4年3月17日
教委訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、岩手町教育委員会行政組織規則(昭和45年岩手町教育委員会規則第3号)第4条に規定する教育委員会事務局(以下「事務局」という。)及び第13条に規定する教育機関(以下「教育機関」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(処理の原則)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、教育行政が円滑適正かつ効率的に行われるよう処理しなければならない。
(秘密保持の原則)
第3条 秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
(文書の処理)
第4条 事務局の課長又は教育機関の長(以下「課長等」という。)は、その所管に係る文書の処理、整理及び保管に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第5条 課長等の文書事務を補佐するため、事務局及び教育機関(以下「事務局等」という。)に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。
2 主任は、課長等が職員のうちから指名し、その職及び氏名を教育次長に報告しなければならない。
3 主任は、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 文書の収受及び配付に関すること。
(2) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) その他文書の処理に関すること。
(主任不在の場合の処理)
第6条 主任が不在の場合は、課長等は、代って処理をする者を指名しなければならない。
(文書事務の調査及び指導)
第7条 学校教育課長は、事務局等の文書事務を調査し、及び必要な指導を行うことができる。
(収受及び配付)
第8条 事務局等に到達した文書及び物品は、主任において次に定めるところにより収受及び配付しなければならない。
(2) 親展及び開封すべきでないと認められるものは、その封皮に収受印を押してあて先に配付しなければならない。
(3) 金券、現金、有価証券、物品、書留郵便物及び電報は、金品及び電報送付簿(様式第3号)に記入してあて先に配付し、受領印を徴すること。ただし、軽易な電報は、この処理を省略することができる。
(4) 主任は、収受した文書が主管に属さないと認めるときは、課長等の指示に従い、配布先についての意見を付して、最も関係の多い事務局等に回付しなければならない。
(担当者が直接受け付けた文書)
第9条 担当者が直接受け付けた文書は、主任に回付して前条の規定により処理しなければならない。
(時間外到達文書等の処理)
第10条 執務時間外に到達した文書及び物品で、岩手町教育委員会服務規程(昭和45年岩手町教育委員会訓令第3号)第33条の規定に基づき当直管理者が引継ぎを受けたものは、第8条の規定により処理しなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第11条 到達した文書又は物品に郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受することができる。
(返付)
第12条 担当者は、主任から配付を受けた文書がその所管に属さないものであるときは、速やかに主任に返付しなければならない。
(電話又は口頭の処理)
第13条 電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第4号)に記載して、収受文書と同じ処理をしなければならない。
(1) 回議案には、簡明な標題をつけたのち、必要のあるものは、本文の前に起案の理由を伺として記載し、本文の後に準拠法令の条文、参考書類又はその要旨及び予算関係等必要な事項を付記又は添付しなければならない。
(2) 起案者は、回議用紙に事務局等名、職名及び氏名を記入するとともに押印してその責任を明らかにしなければならない。
(3) 回議案には、関係書類を順序よく添付して、事案の経過が分かりやすいようにしなければならない。
(4) 回議案について、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印しなければならない。
(余白及び帳簿処理)
第15条 内容の軽微なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白により、又は一定の帳簿を設けて起案することができる。
2 国、県等からの文書で、内容が教育委員会又は教育機関の長の権限に属し、その文書の大部分を移記して発送する必要のあるものは、訂正の必要箇所を本文の上に朱書し、本文の書替箇所を朱の括弧書で表示して、その文書の余白に伺を書いて起案することができる。
(付せん用紙処理)
第16条 軽易な照復又は連絡で、その文書を残す必要のないもの及び文書の不備又は差出人の申出によって返付するものは、付せん用紙(様式第8号)を用いて処理することができる。
(決裁)
第17条 回議案は、岩手町教育委員会専決代決規程(平成元年岩手町教育委員会訓令第1号)により決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、決裁した事項については、代決者はその回議案の決裁箇所に「代決」と朱書し、後閲を要するものについては「要後閲」と朱書し、上司の出勤後直ちに承認を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は定例に属するものは、この限りでない。
3 回議案で、急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について充分説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。
4 緊急を要する事案で、定例の手続を経る暇がないときは、電話又は口頭等便宜な方法で承認を受けなければならない。
(特殊取扱いの表示)
第18条 回議案で期限のあるものはその期日を、内容の重要なものは「重要」、秘密に関するものは「秘」、急を要するものは「至急」、例規に属するものは「例規」、法規審査委員会に付議するものは「要法規審査」と回議用紙の摘要欄に朱書しなければならない。
(回議案の合議)
第19条 回議案で、他に関係のあるものは、課長等の決裁後、関係者に合議しなければならない。
2 合議先が2以上の者にわたる場合は、合議先の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。
3 合議を受けた者は、特別の事情があるものを除き、速やかに同意又は不同意を決しなければならない。
4 前項の場合において、その意見を異にするときは、協議し、その協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
5 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃棄しようとするときは、更に合議しなければならない。
(学校教育課長への合議)
第20条 回議案で次に掲げるものについては、決裁後に学校教育課長に合議しなければならない。
(1) 規則及び訓令に関するもの
(2) 告示、公告及び達に関するもの
(3) 重要な例規に関するもの
(4) その他重要なもの又は異例若しくは新例に属するもの
(決裁文書の処理)
第21条 決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、決裁完了後、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。
2 決裁が起案の趣旨と異なるときは、合議者にその旨を連絡しなければならない。
3 前2項の手続を経たもので、施行を要するものは、直ちにその手続をしなければならない。
(浄書及び発送文書等の回付)
第22条 発送を要する文書は、浄書及び校合をし、公印を押し、封筒に入れてあて先を記載し、封をした後、主任に回付しなければならない。
2 新たに発送番号を必要とするものは、浄書前に原議を主任に回付して文書処理簿(様式第1号)への記載を求め、番号の記入を受けなければならない。
3 発送を要する小包及び物品は、包装の上、あて先を記載し、主任に回付しなければならない。
4 文書、小包及び物品を料金後納の方法により郵送するときは、料金後納郵便物差出票(様式第9号)に数量、金額等を記載しなければならない。
(発送)
第23条 文書、小包及び物品を発送しようとするときは、次の各号によらなければならない。
(1) 郵便は、原則として料金後納の方法によること。
(2) 発送するに当たっては、各種の取扱いを比較し、最低の料金で発送するよう努めなければならない。
(発送日)
第24条 文書は、決裁後直ちに発送しなければならない。ただし、行政連絡員に発送する文書で緊急を要しないものは、岩手町文書取扱規程(平成17年岩手町訓令第10号)の規定によるものとする。
(公文書の種類)
第25条 公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。
(令達文書の種類)
第26条 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定によるもの
(2) 告示 法令の規定等で公示が義務づけられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの
(3) 公告 公示するもので告示以外のもの
(4) 訓令 所属事務局等に対して指示命令するもの
(5) 達 特定の個人又は団体に対し、特定の事項を指示命令するもの
(6) 指令 所属事務局等又は個人若しくは団体の申請、願い又は伺に対して指示命令するもの
(文書の記号及び番号)
第27条 文書には次に定めるところにより記号及び番号を記載しなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令、表彰状、書簡文書等並びに慣例により記号及び番号を必要としないものは、この限りでない。
(3) 一般文書については、事務局にあっては、岩教及び課名の頭字に文書処理簿により番号を付けること。教育機関にあっては、別表第1に掲げる略号に各教育機関に備え付ける文書処理簿により番号を付けること。
(4) 文書の番号は、会計年度(第1号に規定するものにあっては、暦年)間を通ずる連続の番号を用いること。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り同一番号を用いることができる。
(文書の発信者名)
第28条 文書の発信者名は、教育委員会名を用いなければならない。ただし、委任された事項及び軽易なものについては、教育長名、課長等名又は事務局等名を用いることができる。
(公印の使用)
第29条 文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は所属機関に対するものについては、この限りでない。
(文書の日付)
第30条 文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。
(公文例式)
第31条 文書の例式は、岩手県教育委員会公文例式規程(昭和40年岩手県教育委員会訓令第6号)の例による。
(文書の管理)
第32条 事務局等(岩手町立学校設置条例(昭和40年岩手町条例第4号)に定める町立小中学校及び公民館設置条例(昭和44年岩手町条例第15号)に定める分館を除く。)の文書の管理は、文書管理システムにより行う。
(保存年限)
第33条 文書の保存年限は、法令等の特別の定めのあるもののほか、別表第2に掲げる完結文書の標準保存年限表によらなければならない。
第34条 前2条に定めるもののほか、文書の管理に関する取扱いについては、岩手町文書取扱規程(平成17年岩手町訓令第10号)の例による。
(補則)
第35条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日教委訓令第1号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日教委訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日教委訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月23日教委訓令第2号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日教委訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
別表第1(第27条関係)
教育機関の略号
区分 | 略号 |
岩手町中央公民館 | 中公 |
沼宮内公民館 | 沼公 |
川口公民館 | 川公 |
水堀公民館 | 水公 |
一方井公民館 | 一公 |
久保公民館 | 久公 |
北山形公民館 | 北公 |
南山形公民館 | 南公 |
岩手町立図書館 | 図 |
岩手町立学校給食センター | 給 |
町立小学校 | ( )小 |
町立中学校 | ( )中 |
備考 略号中1字目の( )は、岩手町立の文字を除いた名称の頭字を示す。
別表第2(第33条関係)
完結文書の標準保存年限表
区分 | 内容 |
1 永年保存に属する文書 | (1) 条例、規則その他の規程の制定、改廃に関する重要なもの (2) 教育委員会議に関する重要なもの (3) 国又は県からの令達、指令文書及びこれに関する重要なもの (4) 国又は県への上申、報告等及び他の官庁との往復文書で将来の例証となるもの (5) 町議会提出議案その他町議会に関する重要なもの (6) 行政方針、総合計画その他重要な計画、調査等に関するもの (7) 主要な機関、公の施設等の設置、廃止及び重要な財産の取得管理処分に関する重要なもの (8) 儀礼、式典、渉外に関する重要なもの (9) 訴訟、不服申立、調停、和解、許認可等に関する重要なもの (10) 予算、決算に関する重要なもの (11) 職員の人事に関する重要なもの (12) 教育長その他の主要職員の事務引継ぎに関するもの (13) 各種委員会、審議会に関する重要なもの (14) 契約その他権利義務に関する重要なもの (15) その他永年保存を必要とするもの |
2 10年保存に属する文書 | (1) 法令に従い処理したもので、永年保存の必要のないもの (2) 教育委員会議に関するもので、永年保存の必要のないもの (3) 予算に関するもので、永年保存の必要のないもの (4) その他10年保存の必要なもの |
3 5年保存に属する文書 | (1) 台帳登録を終わった諸通知書類 (2) 調査を終了した諸報告及び統計資料 (3) 予算、決算及び出納に関するもの (4) その他5年保存の必要なもの |
4 3年保存に属する文書 | (1) 出勤簿、出張命令書及び復命書 (2) 帳簿、名簿及びその他文書で軽易なもの (3) その他3年保存の必要なもの |
5 1年保存に属する文書 | (1) 永年、10年、5年又は3年保存に属しないもの |
